İstanbul Büyükşehir Belediyesi (“İBB”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat doğrultusunda; İBB E-Dilekçe Uygulaması vasıtasıyla yürüttüğümüz başvuru, talep ve şikayetlerinin değerlendirilmesi süreçleri kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin bu aydınlatma metni hazırlanmıştır.
Başvuru, talep ve şikayetlerinin değerlendirilmesi süreçleri kapsamında sizlerin kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, T.C kimlik numarası, imza, elektronik imza), iletişim bilgileri (e-posta adresi, KEP adresi, telefon numarası, adres bilgisi), vatandaş işlem bilgileri (dilekçe girişleri, talep/ başvuru/ şikayet bilgisi, talebe konu belgelere ilişkin bilgiler) ve işlem güvenliği bilgileri (e-imzaya ilişkin bilgiler, sertifika bilgileri, anahtar bilgileri, IP adresi bilgileri,internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre bilgileri, log kaydı, cihaz MAC adresi bilgileri çevrimiçi elektronik formlar, elektronik dilekçeler, kurumsal uygulamalar, üçüncü taraf platformlar ve bilgi işlem teknolojileri aracılığıyla toplanarak işlenmektedir.
Süreç özelinde işlenen kimlik, iletişim ve vatandaş işlem verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (ç) bendi “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve (f) bendi ‘‘İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenecektir.
İşlem Güvenliği verileriniz ise KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (a) bendi “Kanunlarda açıkça öngörülmesi’’ ve (ç) bendi “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve (f) bendi ‘‘İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenecektir.
Süreç özelinde işlenen iletişim bilgileri (adres bilgisi) ve vatandaş işlem bilgileriniz (dilekçe girişleri, talep/ başvuru/ şikayet bilgisi) KVKK’nın yurt dışına aktarıma ilişkin 9. maddesinin 6. fıkrasının a bendi uyarınca “İlgili kişinin açık rızasının mevcut olması” hukuki sebebine dayanılarak yurt dışında mukim olan ve sunucuları yurt dışında bulunan İBB Tedarikçilerine (“OpenAI OpCo, LLC”) aktarılacaktır.
İBB E-Dilekçe Uygulaması kapsamında OpenAI firmasına sürekli bir aktarım mevcut değildir ve “Yapay Zeka ile Devam Et” butonu vasıtasıyla kişisel veriler tek seferlik dilekçe oluşturulması işlemi ile sınırlı olarak yurt dışına aktarılmaktadır. Bu kapsamda açık rızanın geri çekilmesi durumunda her ne kadar önceki aktarımlar geri alınamasa da bir sonraki dilekçe gönderim işlemi gerçekleştirilirken kişisel veriler sunucuları yurt dışında bulunan OpenAI firmasına aktarılmayacaktır. OpenAI tarafından işlenen kişisel verilerinize ilişkin haklarınıza ve haklarınıza yönelik başvuru kanallarına OpenAI firmasına ait internet sitesindeki Privacy Policy başlıklı belgeden ulaşabilirsiniz.
OpenAI firması tarafından yayımlanan aydınlatma metinlerinde ve kamuya açık kaynaklarda, İBB’nin de dahil olduğu kurumsal iş ortakları tarafından ayrıca onay verilmedikçe, OpenAI’ya aktarılan kişisel verilerin, OpenAI ürünü büyük dil modellerinin (Large Language Models) geliştirilmesinde kullanılmadığı beyan edilmektedir. İBB tarafından OpenAI firmasına aktarılan kişisel verilerin, OpenAI firmasına ait ürünlerin geliştirilmesi adına kullanılan algoritmaya konu edilmesine rıza gösterilmemiş olup kişisel verilerin, aktarım amaçları dışında kalan amaçlarla işlenmesi KVKK’ya aykırılık teşkil edecektir. Aktarılan kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi adına; KVKK, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü yahut Amerika Birleşik Devletleri’nde (“ABD”) yasalaşan veri koruma kanunları ile mahkeme içtihatlarına uyum yükümlülüğü bizzat veri sorumlusu sıfatını taşıyan OpenAI firması üzerindedir. OpenAI kamuya açık hukuki metinleri vasıtasıyla kurumsal iş ortaklarına, veri aktarım ilişkisine uygulanacak mevzuata uyum sağlayacağını taahhüt etmektedir. Buna karşılık İBB, OpenAI firmasının, KVKK ve sair mevzuatlara uyumundan sorumlu değildir. Kişisel verilerin aktarımına açık rıza verilmesinden önce, OpenAI firmasının merkezinin ABD’de yer aldığının, firmanın KVKK’nın bölgesel kapsamının dışında kaldığının, firmanın Türkiye Cumhuriyeti’ndeki yargı otoritelerinin yetki ve görev alanının, idari makamların ise idari karar alanının dışında kaldığının dikkate alınması gerektiği önemle belirtilmektedir.
Kişisel verileriniz;
KVKK’nın aktarıma ilişkin 8. maddesindeki veya yurt dışına aktarıma ilişkin 9. maddesindeki kurallara uyularak ve gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak, sadece ilgili amacın gerçekleşmesi için gerekli olan kadarı aktarılabilecektir.
KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında kişisel verilerinize ilişkin olarak;
Kişisel verileriniz ile ilgili başvuru ve taleplerinizi dilerseniz internet sitemizde yer alan İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla;
İstanbul Büyükşehir Belediyesi’ne iletebilirsiniz.
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.
İlgili Kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (vekâletname) gerekmektedir. Başvurunun özel nitelikli veriler kapsamında olması durumunda ise Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik'in 10. maddesi uyarınca başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkilendirilmesi gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Kişisel verilerinize ilişkin hak talepleriniz değerlendirilerek, en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Tebliğ’de belirtilen esaslara göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir. Başvurunuza ilişkin gerekçeli cevabımız başvuruda belirttiğiniz adrese elektronik posta veya posta yolu başta olmak üzere eğer mümkünse talebin yapıldığı usul vasıtasıyla size iletilecektir.